仕事を効率良くこなす為に、知的生産をあげるということを一度も考えたことのないビジネスパーソンはいないでしょう。

では、知的生産をあげるとは具体的にどういうことなのでしょうか。

整理整頓の方向性でいうなら、必要な時に必要な物にすぐにアクセスできる環境を手に入れることです。

整理整頓さえすれば、そういった環境が手に入ると考えるかもしれません。

けれども間違った方法で行ってしまうと、逆に悪循環を生み出してしまう可能性もあります。

では、どういう整理整頓を行えば知的生産をあげる環境を手に入れることができるのでしょうか。

 

 

この記事の目次

1、片付けの目的は何ですか？

2、物量を確認する

3、使い道を考えて収納

4、各自のデスク

 

 

1、片付けの目的は何ですか？

片付けをすると机の上がスッキリして気持ちがよいですよね。

本棚には整然と本が並び、引き出しには物が収まる。そんな様子を見ているだけでやる気が上がることもあるでしょう。

でも、その状態は何日くらい続きますか？3日ですか？1週間ですか？

整理整頓をしても、きれいな状態が維持できないのであれば、その整理整頓は失敗といえます。

では、なぜ失敗したのでしょうか？それは、片付けることが目的になっているからかもしれません。

片付けは、物を納めることではなく、物を使う為に「出して戻っていく」という流れを作ってあげることです。

そのことを考えずに整理整頓をしても、またすぐに散らかってしまいます。

職場という複数で共有する空間ならではの注意点に気を付けながら、職場の整理整頓を考えてみましょう。

 

 

2、物量を確認する

スタッフが共有で使う物と個人で使う物が混在しないように、共有する物を全員で仕分けしていく。

片付けの大原則は捨てることです。けれども、職場の場合は、分けてから捨てるまでの間に、ひと手間が必要です。「捨てる」判断が適切かどうかの基準が明確にされていること。

掃除をする時には、しばらく保管して捨てても良いのかを吟味する時間と空間を確保しましょう。

来客者に迷惑とならない場所を確保します。そこに職員のチェックリストを貼った段ボールを置いてください。

段ボールの中に入っているものから必要なものを取り出したことを確認したら各人がチェックをするという流れを作ります。

全員の確認が終わったら、責任者の最終確認をうけて、廃棄のための分別をおこなってください。

個人情報が記された書類の廃棄は特に注意しましょう。この時、まとまった量の廃棄物があれば、業者への依頼も検討しましょう。

 

3、使い道を考えて収納

使うことを理由に廃棄にならなかった物を収納していきます。

共有で使う物を個人の所有物と混在させないことはもちろんですが、全員が守れる「決まり」に従って収納することにも気を付けましょう。

全員が使うものには次のことを徹底させます。

・収納した場所にラベルをはる

・収納場所を決めて配置図を作る

スチール製の事務用ラックを使っている場合は、マグネット仕様のラベルにするのもよいでしょう。

配置図を作ったら、それを全員が手元に置いて、いつでも管理できるようにします。

机に配置図の紙を貼るなどして活用するようにしてください。

また、一定期間が過ぎたら処分することも大切です。

仕事を進める中で、必ず物は増えていきます。

それを増やしすぎない仕組みを自分たちの中で作り上げることにも気を付けましょう。

役職のような形で、掃除責任のセクションを作ってもよいですね。

掃除責任者が計画的に整理整頓のリズムを作るようにするのです。

例えば、月に1回は、見直しの日を作る。3カ月に1回は荷物を全部出しての総点検日を設けてみましょう。

何も手を打たなければ物は入ってくる一方です。物が出ていく仕組みを取り入れて、継続的に物が処分される動きを作り出しましょう。

 

4、各自のデスク

いわゆる事務机の整理についても少し触れておきます。ポイントは、引き出しの使い方の工夫です。

筆記具や書類、最低限のものを机まわりに置くのは大原則です。

机は収納ではないということを理解して物を納めることを心がけましょう。

事務作業に必要なものだけを机まわりに置くようにすれば、机の上を雑然とさせずにすむはずです。

机の上に物を置かなくてすむように、引き出しの一部を「その他、なんでも入れてよい場所」として確保するとよいでしょう。

他の人から回ってきた書類、ちょっと確認してすぐにまた別の人に渡すようなものは、膝上にある薄型のトレイ式の引き出しを活用してください。

これで机の上には何もなくなりますね。スッキリして気持ちがよいと感じるなら、それもよいでしょう。でも、それだと寂しいと感じる場合は、仕事のモチベーションアップにつながる小物を少しだけ置くのもよいですね。

小さい鉢植えの多肉植物や観葉植物、大切な人の写真など、気持ちよく仕事ができる小物を飾ってみましょう。

好きなものを机の隅に飾ることで、その周りを美しく維持しようという意欲が引き出され、仕事のモチベーションもあがります。

片付けを行うことが時間の短縮にもなり、また、不用なものを置かなくなることで、ミスが減ることもメリットです。

職場環境を整理整頓して、仕事の効率をあげることは、利益を生み出すための下地作りです。

仮に、事務所の整理整頓を全員でやるために業務をストップすることになったとしても、それだけの価値はあります。

必要なものがどこにあるか分からず、誰かに尋ねることになると、探し物をしている本人にとっても、場所を教える側にとってもタイムロスです。

事務所の整理整頓をきちんと行い、仕事の効率をアップさせてください。

お互いに気持ちよく仕事をするためにも、仕事の効率化となる整理整頓を実践していきたいですね。

 

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